Mẫu xác nhận lương là gì? Điều cần biết về mẫu xác nhận lương

Nếu bạn muốn vay vốn ngân hàng, xin Visa, quyết toán thuế, mua nhà ở xã hội,… thì giấy xác nhận lương là một thành phần vô cùng quan trọng trong bộ hồ sơ của bạn.

Vậy giấy xác nhận lương cụ thể là gì? Có cấu trúc như thế nào? Cần điền mẫu xác nhận lương như thế nào mới được phê duyệt nhanh chóng? Cùng mình tìm hiểu ngay nhé!

Tìm hiểu giấy xác nhận lương là gì?

Giấy xác nhận lương hay còn được gọi là giấy xác nhận thu nhập, bảng xác nhận lương là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng được sử dụng để chứng minh tài chính, xác nhận mức lương thực tế được nhận hàng tháng của người lao động trong các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cơ quan.

Giấy xác nhận thu nhập sẽ được người lao động lập và yêu cầu bên sử dụng lao động xác nhận mức thu nhập thực tế hàng tháng của người lao động nhằm chứng minh năng lực tài chính của người đó.

Khi nộp đơn đề nghị xác nhận mức lương, các cá nhân có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét và cấp cho người yêu cầu giấy xác nhận lương. Mẫu xác nhận lương thường sẽ được xác định trong khoảng thời gian 3 tháng làm việc gần nhất.

Mục đích của việc sử dụng giấy xác nhận lương

Với mục đích chính là để chứng minh năng lực tài chính, xác định mức thu nhập thực tế nên giấy xác nhận lương được dùng như một loại giấy tờ quan trọng nhằm bổ sung cho các hồ sơ hành chính sử dụng trong các trường hợp sau:

Vay vốn

Đối với những khách hàng đang có nhu cầu vay tín chấp ngân hàng để mua điện thoại, mua xe, mua nhà hay vay tiêu dùng, vay tiền qua các ứng dụng online,… thì giấy xác nhận lương là một yếu tố không thể thiếu trong hồ sơ vay vốn. Ngân hàng sẽ dựa vào số tiền lương thực tế của bạn, lịch sử tín dụng để quyết định hạn mức cho vay phù hợp.

Xin Visa qua một số nước

Nhiều nước ở khu vực Châu Âu và một số nước phát triển ở Châu Á như Hàn Quốc, Nhật Bản thì việc chứng minh tài chính là điều kiện bắt buộc để xin Visa. Chỉ khi bạn nộp đầy đủ giấy xác nhận bảng lương 3 tháng gần nhất, đơn vị cấp Visa mới tiến hành kiểm tra và đưa ra quyết định cho cấp Visa hay không.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

• Theo quy định của Pháp luật, bạn cần phải đóng thuế thu nhập cá nhân khi mức lương của bạn đã đạt đến một mức nhất định. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào mức thu nhập của bạn để quyết toán thuế.
• Giấy xác nhận lương sẽ là thông tin quan trọng chứng minh thu nhập hàng tháng và giúp cơ quan thuế truy thu chính xác khoản tiền thuế mà bạn cần đóng.

Đặc điểm cần biết của bảng xác nhận lương

Một số đặc điểm của giấy xác nhận thu nhập bạn cần biết như:

Về hình thức

Hình thức chính là phần trình bày của mẫu xác nhận lương. Tùy vào mục đích, đơn vị mà bạn đang công tác mà có những loại bảng xác nhận lương khác nhau. Bên cạnh đó, mẫu giấy xác nhận lương của công thi sẽ có tính bảo mật cao hơn so với giấy xác nhận công tác.

Về mặt nội dung

Nội dung của giấy xác nhận thu nhập sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết, cụ thể:

• Thông tin cá nhân của người xin bảng xác nhận lương trong vòng 3 tháng gần nhất.
• Thông tin chi tiết về công việc như: chức vụ, thời gian làm việc, phòng ban, hợp đồng lao động, địa chỉ công tác.
• Thông tin doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, email. địa chỉ, số điện thoại,…
• Thông tin về mức thu nhập thực tế trong vòng 3 tháng đến 6 tháng gần nhất.
• Giấy xác nhận chuyển lương của doanh nghiệp, tổ chức đang công tác bao gồm dấu mộc và chữ ký đầy đủ.

Về tính bảo mật

Không như việc xác nhận công tác, việc xác nhận lương liên quan nhiều đến việc thông tin khách hàng về lương thưởng, chính sách của đơn vị, đặc biệt là đối với những ai đang làm kinh doanh. Bởi vậy, việc xác nhận thu nhập bắt buộc phải thực hiện với một mục đích hợp lý.

Trên giấy xác nhận thu nhập 3 tháng gần nhất của bạn cần phải có một số yếu tố sau đây:

• Chữ ký của người có thẩm quyền
• Khai báo thông tin đầy đủ, chính xác
• Con dấu của cơ quan

Trên đầy đều là những yếu tố liên quan đến công ty và công việc mà bạn đang làm. Vì vậy cần phải bảo mật tuyệt đối.

Cấu trúc chi tiết của một mẫu giấy xác nhận lương

Tùy vào mục đích sử dụng mà giấy xác nhận thu nhập sẽ có những nội dung khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các loại giấy xác nhận lương được coi là đúng chuẩn và đầy đủ thông tin sẽ bao gồm những nội dung như sau:

• Phần tiêu đề của giấy xác nhận lương
• Họ và tên của người cần xác nhận bảng lương
• Địa chỉ thường trú của khách hàng
• Số thẻ căn cước hoặc số chứng minh thư
• Tên công ty, doanh nghiệp đang công tác.
• Địa chỉ của doanh nghiệp.
• Số điện thoại
• Chức vụ khách hàng đang đảm nhận
• Loại hợp đồng lao động của khách hàng
• Thời gian ký hợp đồng lao động, thời gian kết thúc hợp đồng lao động.
• Mức thu nhập chính cùng mức thưởng và trợ cấp của 3 tháng gần nhất.
• Xác nhận của các cấp có thẩm quyền, thường sẽ làm giám đốc hoặc có thể là giám đốc doanh nghiệp khách hàng đang công tác.
• Chữ ký và họ tên đầy đủ của người cần xác nhận bảng lương.

Ai là người có đủ thẩm quyền ký xác nhận trên mẫu xác nhận lương?

Giấy xác nhận thu nhập nhằm xác nhận mức thu nhập thực tế hàng tháng của người lao động tại công ty, tổ chức. Bởi vậy, khi cần xác nhận, người lao động phải hoàn thiện mẫu đơn và gửi cho người sử dụng lao động tại tổ chức mình làm việc để xin xác nhận thu nhập.

Trường hợp người lao động làm trong các công ty, doanh nghiệp thì người có thẩm quyền ký xác nhận trên bảng xác nhận lương thường sẽ là giám đốc hoặc phó giám đốc doanh nghiệp.

Còn nếu người lao động làm trong các đơn vị, cơ quan thuộc nhà nước thì cần nộp loại giấy này thủ trưởng đơn vị hoặc cơ quan để xin chữ ký xác nhận.

Hướng dẫn cách điền chính xác mẫu xác nhận lương

Khi đã có một mẫu xác nhận thu nhập chuẩn, việc bạn cần làm chính là điền một cách đầy đủ và chính xác theo các thông tin thực tế, cụ thể:

• Kính gửi: Tùy thuộc vào việc bạn đang làm tại cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp mà có thể điền gửi tới Thủ trưởng đơn vị, cơ quan hay Ban Giám đốc.
• Họ và tên: Điền chính xác họ và tên ghi trong chứng minh thư và hợp đồng lao động.
• Số chứng minh nhân dân. Bạn điền số phải trùng khớp với số trên chứng minh thư. Nếu bạn đã đổi sang thẻ CCCD thì cần điền đúng số trên thẻ CCCD là được.
• Địa chỉ thường trú: Ghi địa chỉ giống trong sổ hộ khẩu.
• Tên công ty: Bạn phải ghi đúng tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Số điện thoại của công ty: Bạn hãy ghi số điện thoại cố định của công ty (ưu tiên số điện thoại có thể gọi trực tiếp để gặp bạn tại công ty).
• Thời gian công tác: Bạn hãy điền thời gian là ngày bắt đầu làm việc tại công ty đến hiện tại.
• Loại hợp đồng: Dù là hợp đồng có thời hạn hay vô thời hạn thì bạn cũng cần thi rõ ràng.
• Mức thu nhập: Điền rõ mức thu nhập thực nhận hàng tháng của bạn, bao gồm thưởng, phụ cấp và cần diễn giải chi tiết về các khoản thu nhập, có thể là tiền hoa hồng, doanh số, lương tăng ca,…

Lưu ý: Bạn cần cung cấp thông tin chính xác một cách tuyệt đối. Vì việc này liên quan đến khai báo thuế, xin Visa hay vay ngân hàng.

Một số lưu ý quan trọng khi viết mẫu xác nhận lương

Để đảm bảo mẫu xác nhận lương của bạn nhanh chóng được phê duyệt, bạn cần lưu ý những điều sau đây:

• Cần phải ghi rõ thời gian xác nhận thu nhập là từ khi nào đến khi nào.
• Ghi rõ mục đích xác nhận lương để làm gì: chứng minh tài chính mua nhà ở xã hội, làm hồ sơ định cư nước ngoài, xác nhận thu nhập khi tranh chấp quyền nuôi con, xin Visa, vay tiền nhanh ngân hàng,…
• Ghi chi tiết các khoản thu nhập thực tế nhận được như lương cơ bản, thưởng, phụ cấp (nếu có).
• Tùy vào đơn vị mà bạn công tác để hỏi chính xác mẫu xác nhận lương đúng quy định, tránh mất công và thời gian.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến việc xác nhận lương mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Có thể thấy đây là loại giấy tờ vô cùng quan trọng trong việc chứng minh tài chính. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ đặc điểm, tác dụng cũng như cách điền mẫu xác nhận lương.